Analisi di due casi studio reali: da problemi di clima aziendale e silos comunicativi a soluzioni pratiche e team ad alta produttività in tempi ristretti
Riprendo appunto qualcosa che mi è capito in quest’anno in interventi di formazione, facilitazione e consulenza in organizzazioni. Ci sono due problemi emergono con regolarità (la complessità è la norma): la difficoltà di trasformare i feedback del personale in azioni concrete e i “silos” comunicativi tra reparti tecnici ed esecutivi. Quando questi ostacoli non vengono affrontati tempestivamente, oppure non vengono sistematizzati, la produttività cala e il clima aziendale ne risente.
Per rispondere a queste sfide non servono direttive calate dall’alto, ma processi di facilitazione generativa e co-creazione in grado di guidare le persone verso la soluzione, anche per fare una giusta sintesi. In questo articolo analizziamo due casi studio recenti che mostrano come la facilitazione possa produrre risultati concreti anche in contesti e settori molto diversi.
Esaminiamo questi due casi
Caso Studio 1: Multinazionale Manifatturiera – Confronto attivo ed efficienza in tempi stretti
- Il Contesto: Un’azienda multinazionale aveva completato un’analisi del clima aziendale. L’analisi aveva evidenziato diverse aree di miglioramento e spunti di risoluzione, ma mancava un ponte per trasformare queste idee in un piano operativo.
- La Sfida: Coinvolgere gruppi interfunzionali per affrontare 4-5 macro-tematiche in tempi estremamente ristretti (una mezza giornata di lavoro).
- L’Approccio di Facilitazione: È stata progettata una sessione ad alta intensità basata sul confronto attivo e prototipato. Guidati dal facilitatore, i partecipanti hanno lavorato in parallelo sui diversi temi, incrociando competenze e prospettive differenti. La sessione è stata condotta in presenza e anche simultaneamente on line, a seconda dei gruppi presenti.
- I Risultati:
- Generazione di soluzioni pratiche, concrete e sostenibili a lungo termine.
- Creazione di un ambiente di ascolto e riconoscimento reciproco tra ruoli aziendali differenti.
- Ottimizzazione dei tempi e massima convergenza verso le opzioni migliori.
Caso Studio 2: Azienda Software Medico – Ricompattare il team e abbattere i silos
- Il Contesto: Una realtà specializzata nello sviluppo di software in ambito medico sembrava registrare intoppi lungo il processo di R&S, produzione e rilascio. Il team di sviluppo lavorava in modo forse non risonante rispetto agli altri reparti.
- La Sfida: Riconsolidare l’identità del team di sviluppo e, contemporaneamente, integrarlo con i reparti adiacenti con cui si erano creati situazioni talvolta di confronto
- L’Approccio di Facilitazione: Attraverso modelli di ingaggio personalizzati e dinamiche di team working tattico, si è lavorato sia a livello intra-team che inter-funzionale. Il percorso ha combinato momenti di analisi e attività pratiche di co-progettazione dei flussi di lavoro.
- I Risultati:
- Ricompattamento e riunificazione del team
- Ridefinizione condivisa dei ruoli e delle responsabilità nei punti di contatto con gli altri reparti.
- Superamento delle criticità comunicative e aumento immediato della produttività.
Che cosa dunque si riporta come sintesi di queste situazioni? O come approccio?. Una metodologia che passa dalla Complessità alla “Facilità Emergente”
L’intervento di facilitazione nel suo insieme rileva (anche a me) l’efficacia di una metodologia rigorosa diciamo di “aggregazione” sia di persone sia di idee. Se da un lato non c’era tempo sufficiente (poi si può dire che il tempo a disposizione nonostante tutto fosse “il tempo giusto” ) dall’altro lato proprio per questo si è cercato di costruire a monte un processo compatto e compattato che tenesse conto devi vincoli di tempo e della numerosità di temi e problematiche emerse ed emergenti. Cosa è stato fatto?
Sicuramente ha aiutato l’Integrazione di Approcci Agili e Sprint: L’utilizzo di strumenti di co-progettazione (sia in presenza che online) permette di accelerare i tempi di discussione e decisione.
Il facilitatore (bravo aggiungo) è veramente la guida : gestisce il processo, garantendo che ogni voce sia ascoltata e che l’energia del gruppo converga verso la scelta delle soluzioni ottimali, emergenti
Così facendo si ottiene sicuramente una conversione della Complessità: l’approccio adottato di trasformare la complessità organizzativa presente in una “facilità emergente”, rendendo la risoluzione dei problemi un percorso condiviso e ingaggiante anche in poco tempo.
Rimane aperto ed in continua evoluzione il futuro e il ruolo dell’Intelligenza Artificiale nella Facilitazione: quanto aiuta i processi di co-creazione? Come può l’IA supportare il facilitatore nella sintesi in tempo reale, nella profilazione dei casi di studio o nella definizione delle metriche di impatto delle idee generate?
Comunque che si tratti di un colosso manifatturiero o di una tech company anche in ambito medico, la chiave per sbloccare il potenziale aziendale risiede sempre nelle persone e nel modo in cui vengono messe in condizione di collaborare.